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Base de connaissance

Tous les guides pour configurer SpotBooker, étape par étape.

Démarrer

Mettre en place le compte : ressources, utilisateurs, pages de réservation.

Bien démarrer avec SpotBooker Suivez ces étapes pour configurer votre compte et recevoir vos premières réservations. Structurer vos ressources : catégories, tags, champs personnalisés Trois outils complémentaires pour décrire vos spots et leur appliquer des règles en bloc. Organiser les utilisateurs en groupes Des groupes pour décider qui voit quoi, qui réserve quoi, et avec quelles règles. Importer vos utilisateurs et vos réservations Un fichier CSV ou Excel, un assistant en quatre étapes, et un retour arrière si besoin. Partager vos pages de réservation Découvrez comment diffuser vos liens de réservation pour obtenir vos premières réservations. Placer vos spots sur un plan d'étage Une image de vos locaux, vos ressources dessus, et une vue libre/occupé que tout le monde comprend.

Administrer

Les règles du quotidien : validation, pointage, limites, grille, connexion, pilotage.

Configurer la validation des réservations Contrôlez l'accès à vos spots les plus précieux en exigeant une approbation manuelle. Mettre en place une validation à plusieurs niveaux Une demande qui passe d'un valideur au suivant, dans l'ordre, avec un délai de réponse et une chaîne différente selon le demandeur. Configurer la confirmation de présence (Check-in) Assurez-vous que les spots réservés sont réellement utilisés grâce à la confirmation de présence. Configurer les rappels de réservation Réduisez les no-shows en envoyant automatiquement un rappel avant chaque réservation. Utiliser les réservations récurrentes Automatisez vos réservations régulières et gagnez du temps chaque semaine. Imposer une grille de créneaux fixes Des réservations qui commencent à l'heure pile et durent un nombre entier de créneaux — par ressource si besoin. Poser des limites de réservation Un quota d'heures ou de réservations par personne, global ou par ressource, avec des exceptions par groupe. Connecter votre annuaire Microsoft Vos utilisateurs se connectent avec leur compte Microsoft d'établissement, sans mot de passe à créer ni à retenir. Lire vos statistiques et exporter Taux de remplissage, no-show, heures de pointe, par spot et par utilisateur — et tout en CSV.

Réserver

Pour celles et ceux qui réservent, sans rien administrer.

Réserver, modifier, annuler Tout ce qu'un utilisateur fait au quotidien : trouver un spot libre, réserver, inviter, suivre et annuler. Suivre ses réservations dans son agenda Une invitation dans chaque email, et un abonnement qui garde Outlook, Google ou Apple à jour tout seul.

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